Fanø Jazzklub lægger i sin behandling af personoplysningen vægt på principperne om lovlighed, rimelighed og gennemsigtighed. Det er et selvstændigt mål, at det skal være trygt at færdes på Jazzklubbens hjemmeside, ligesom at det skal være trygt at være frivillig eller medlem af klubben.
Behandlingen af personoplysninger er i hvert enkelt tilfælde begrænset til, hvor det er nødvendigt for at opfylde det pågældende formål. Tilsvarende skal der være fuld gennnemsigtighed i forhold til hvilke personoplysninger Jazzklubben har adgang til, og hvorledes disse oplysninger behandles, opbevares og slettes.
Jazzklubben drager omsat for, at informationer beskyttes mod uautoriseret eller ulovlig behandling, og i det omfang, at opbevaringen af personoplysninger sker fysisk, vil materialet befinde sig i et aflåst skab, hvortil kun den dataansvarlige har adgang. Sker opbevaringen elektronisk, anvendes der adgangskoder, hvor disse koder ændres mindst en gang årligt. Kun den dataansvarlige og klubbens kasserer har adgang til disse elektroniske personoplysninger.
Fortegnelsen over medlemmer af Jazzklubben vil være kendt af Fanø Jazzklubs bestyrelse, der vil opbevare og behandle oplysningerne personligt og fortroligt. tilsvarende vil mails fremsendt mellem bestyrelsesmedlemmerne ikke indeholde personoplysninger, med mindre mailen er krypteret.
Opbevaringen af persondata finde sted i overensstemmelse med gældende lovgivning for området. Bogføringsloven tilsiger en opbevaringspligt på 5 år herunder opbevaring af kontrakter o.l..
Efter udløb af opbevaringspligten på 5 år, vil alle personoplysninger blive slettet.
Personoplysninger fra medlemmer af Fanø Jazzklub vil blive slettet umiddelbart efter medlemskabets ophør med mindre der foreligger lovkrav om længere opbevaringspligt.
Er der afgivet en samtykkeerklæring, vil en sådan kunne trækkes tilbage. Sker dette vil pågældende persondata straks blive slettet.
Persondata fra henvendelser, der ikke lovmæssigt skal registreres, vil blive slettet umiddelbart efter henvendelsen.
Den dataansvarlige er Fanø Jazzklubbens formand: Inge-Lise Berg.